Categorie: Noutati

De ce un virus nu trebuie să îți întrerupă afacerea

Companiile din lumea întreagă reacționează diferit la Covid-19, cerându-le angajaților sa lucreze de acasă, interzicând calătoriile sau amânând evenimente și participări la târguri.

Organizațiile se confruntă cu provocări legate de viteza de reacție atât in ceea ce privește sănătatea și bunăstarea angajațiilor, cât și lanțurile de aprovizionare întrerupte. Toate acestea pot avea un impact uriaș asupra bunăstării companiei și a economiei în ansamblu.

Este esențial prin urmare să nu lăsăm panica să ne copleșească, ci să ne asigurăm că există planuri pentru asigurarea continuității afacerii, astfel încât să reducem pe cât posibil pierderile financiare și să protejăm compania.

Lista de verificare pe timpul pandemiei, pentru a te ajuta sa reduci pe cât posibil riscurile:

1. Identifică personalul cheie

• Desemnează pe cineva să coordoneze activitățile și strategiile de comunicare în timpul pandemiei.
• Dezvoltă un plan de comunicare către angajați, care subliniază cum va raspunde compania la scenarii de închidere sau posibile infecții la locul de muncă.
• Stabilește nevoile minime de personal, pentru punctele cheie ale firmei, în caz că va trebui sa funcționați cu o forță de lucru redusă din cauza bolii.
• Identifică angajații de top și asigură-te că ceilalți membri au primit instruire potrivită să îi poată înlocui.

2. Fii pregătit pentru munca la distanță

• Analizează tehnologia, incluzând lățimea de bandă, securitatea și conectivitatea necesare pentru a îi susține pe angajații care lucrează de acasă.
• Asigură instruirea personalului în legătură cu folosirea de la distanță a uneltelor de comunicații cum ar fi conferințele video.
• Analizează și pregătește o strategie de transferare a muncii, pentru funcțiile și procesele ce pot fi transferate.
• Începe pregătirea cât mai repede! Testează munca la distanță!

3. Păstrează-ți angajații bine informați

• Asigură-te că toți angajații știu ce să facă, pentru a evita crizele și panica.
• Informează-i în legătură cu persoanele pe care trebuie să le contacteze, când și cum, pentru orice scenariu posibil.
• Analizează politicile de Resurse Umane ale companiei și sfatuiește-ți angajații cu privire la drepturile lor, în caz de carantină și timp liber impus.
• Analizează asigurarile de sănătate, pentru a determina ce poate fi sau nu poate fi acoperit în caz de pandemie.

4. Comunică cu partenerii

• Ia legătura cu furnizorii și vânzătorii tăi vitali, pentru a afla cum stau ei.
• Identifică impactul operațional și cel pe venituri.
• Ia în considerare și furnizori alternativi, înainte să apară nevoia.

Folosirea instrumentelor potrivite pentru a comunica

• Reacțiile eficiente și prevenirea perturbărilor depind de planificare atentă așa cum am menționat mai sus, dar și de folosirea soluțiilor de comunicare , ce pot răspunde nevoilor.
• Alege o souție de video-conferință care îți poate permite să comunici ușor cu un număr mare de persoane, fără să fie nevoie să plătești sume mari pe licențe lunare sau pe utilizare.
• Asigură-te că atât calitatea audio, cât și capabilitățile video sunt ridicate. Nu e nimic mai rău decât interferențe audio atunci când încerci să comunici cu un grup de persoane. Calitatea video bună, de asemenea, o să îi ajute pe angajați să simtă că înca sunt parte din echipă, chiar dacă nu se află în aceeași încăpere.
• Ajută-i pe angajați să își împărtășească ideile și munca. Alege o soluție care include opțiuni de partajare a ecranului pentru suport la distanță, dar și posibilitatea de a încărca fișiere PDF și a împărtăși documente cu grupul.

Incepand de astazi, vom programa sesiuni de prezentare on-line pentru explicarea solutiilor Optivoice si a echipamentelor utile in utilizarea acestora.

Prima prezentare, adaptată nevoilor de astăzi, in special catre scoli si profesori, va oferi detalii despre utilizarea soluției 3CX Webmeeting. Pentru a participa la aceasta sesiune, va puteti inregistra cu un click in pagina noastra de prezentari on-line:

Prezentari On-line

Va așteptam cu drag!

Căutați o soluție bună pentru învățatul online?

WebMeeting vă vine în ajutor!

3CX WebMeeting este instrumentul ideal de învățământ la distanță, pentru transmiterea de conținut către elevi și studenți. Lucrând cu cele mai moderne browsere pe platforme importante și fără a fi necesar să instalezi sau să configurezi opțiuni complexe, WebMeeting îți poate oferi instant o sală de clasă virtuală. Soluțiile flexibile și caracteristicile de colaborare o fac ideală pentru conținut educativ.

Sesiuni de curs programate sau la cererea ta

Cursurile tale cu studenții pot fi planificate sau pot fi create ad-hoc. WebMeeting îți permite să lucrezi cu conferințe video programate sau la cerere. Pentru a iniția pe loc un curs, dă click pe “WebMeeting” în Web Client și adaugă adresele de email ale participanților pe care dorești să îi inviți. 

Dacă dorești să programezi un nou curs prin video-conferință pur și simplu mergi la “Schedule Conference” în Web Client și:

1. Alege modul “Video”, setează ora și adaugă detalii despre întâlnire, cum ar fi “Subject”(Subiectul) sau “Notes”(Detaliile).
2. Alege “Webinar” la “WebMeeting Profile” si modifica setarile in mod corespunzator.
3.  Adaugă sau importă datele de contact sau emailul participanților și dă click pe “Create Meeting”.

 Nume Prenume ,  adresă.email@exemplu.com

Prezintă, discută și scrie pe chat

Oferindu-le conținut elevilor în clasa virtuală, WebMeeting îți permite să:

                  •Controlezi ce transmiți audienței – În timpul lecturii/webinarului/prezentării poți dezactiva microfonul și/sau camera fiecărui participant.  Aceste funcționalități îți permit să te concentrezi mai întâi pe conținutul tău, în timp ce primești feedback și întrebări de la participanți prin intermediul funcției de chat incluse.

                 •Găzduiești discuții interactive – Lasă microfonul și camera tuturor participanților pornite pentru sesiuni de întrebări și răspunsuri interactive.

Partajează și lucrează cu documente

Printre funcționalitățile WebMeeting se numără și instrumente de prezentare și partajare de documente, ideale pentru profesori care predau online.

Acestea includ:

     • Partajare ecran – Nu există un mod mai bun de a le explica elevilor ce vrei să spui decât prin partajarea ecranului.  Poți partaja tot ecranul, o fereastră specifică sau browser-ul. Elevii retin mai usor ceea ce văd!

     • Partajare documente – Trebuie doar să apeși pe “Share PDF” ca să  încarci fișierele tale PDF în repertoriu și să le poți folosi cu ușurință pe parcursul cursului. În timp ce partajezi un document, poți folosi indicatorul și uneltele de scris și de desenat incorporate, pentru a-ți prezenta materialul cu stil!

     • Modul Whiteboard (tablă albă) – Treci pe “Whiteboard” pentru libertate maximă de exprimare , astfel încât să folosești instrumentele de prezentare WebMeeting ca și când ai scrie sau desena pe o tablă virtuală.

     • Creare de chestionare – Apasă pe “Start a new Poll” și crează chestionare cu întrebări și răspunsuri multiple, pe care le poți folosi pe post de teste pentru studeți, formulare de feedback sau instrumente de votare.  Acest instrument îți permite să fixezi o durată de timp pentru a termina chestionarul și să gestionezi mai bine timpul alocat cursului.

Înregistrează și postează sesiunile

Toate sesiunile tale WebMeeting pot fi înregistrate la calitate video HD și descărcate pentru a fi procesate și arhivate ulterior.  Înregistrarea cursurilor online îți permite să furnizezi module de învățare online studenților care nu au putut participa la cursul online programat sau să le folosești ca materiale de referință pentru studiu ulterior.  Folosind WebMeeting pentru a înregistra sesiunile poți să:

        • Îți îmbunătățești aptitudinile de educator analizându-ți metodele de predare și reactia elevilor.

        • Creezi o bibliotecă virtuală cu materia predată și să o distribui pe alte platforme, cum ar fi YouTube sau pagina ta web.

        • Păstrezi o arhivă a sesiunii, de exemplu pentru istoricul de logare sau pentru respectarea regulilor și regulamentelor organizaționale.

Dacă vrei să afli mai multe despre protecția datelor cu caracter personal sau vrei să testezi WebMeeting-ul, pentru inceput poti accesa acest link. Echipa Optivoice iti sta la dispozitie cu raspunsuri la intrebarile tale!

Promotie asistent virtual inteligent

Stim ca urmeaza o perioada aglomerata, cu BlackFriday si luna cadourilor, in care orice ajutor este binevenit. Iti suntem alaturi cu cel mai simpatic si de folos ajutor, robotelul IVR de ultima generatie de la Optivoice. Fa cunostinta cu robotelul si afla mai multe despre asistentul inteligent Optivoice

Este foarte important pentru noi sa va oferim mereu informatii practice si utile despre piata de comunicatii in cloud si despre toate serviciile aferente.

Acesta este motivul pentru care am creat rubrica „White paper” pe website.

Va asteptam cu materiale diverse si documentate, care speram sa va ajute in alegerea celor mai potrivite optiuni pentru afacerea dumneavoastra.

Primul white paper lansat, pe care va invitam sa il cititi este legat de „Biroul mobil”. Urmeaza si altele, asa ca nu uitati sa ne vizitati periodic. Ca si in cazul canalului Youtube, va asteptam cu pareri si sugestii.

In dorinta de a largi cat mai mult gama de instrumente folosite pentru o comunicare completa cu clientii nostri, suntem incantati sa va anuntam lansarea canalului de Youtube Optivoice. Pe canal puteti viziona, in acest moment, trei tutoriale: coada de asteptare, inregistrare apeluri si Optivoice Monitor. Speram sa va fie de ajutor si ne-am dori sa veniti cu sugestii legat de ce alte turoriale ar fi de interes pentru dumneavoastra.

Daca esti client MiniCRM, suntem bucurosi sa te anuntam ca de acum poti extinde beneficiile sistemului tau, integrand sistemul telefonic Optivoice direct in CRM-ul tau; toata activitatea telefonica va fi inregistrata direct in baza ta de date, vei putea apela clientii direct de acolo, iar cand vei fi apelat, vei avea pop-up cu fisa clientului.

Afla mai multe despre serviciile Optivoice.

Romanii sunt incercati de sentimente diferite cand vine vorba de “sarbatoarea” americana importata de cativa ani si la noi. Unii resping din start orice participare la manifestarile de “consum excesiv”, altii sunt indiferenti; sunt insa si romani care au adoptat cu inima deschisa aceasta oportunitate de a gasi chilipiruri si dincolo de dovezile de reduceri mimate doar de unii comercianti prin artificii aplicate asupra preturilor, exista si oferte reale si reduceri substantiale de care poti beneficia in aceasta perioada.

Sunt insa comerciantii romani pregatiti pentru Black-Friday?

Sigur ca toti comerciantii isi doresc vanzari spectaculoase si chiar sunt raportate de multi cresteri substantiale, insa ele nu vin fara dureri de cap. Pe langa conceperea unor oferte care sa trezeasca un interes real si sa faca vanzarea posibila, sunt o multime de alte pregatiri, “in culise”, necesare pentru a face fata cu brio acestei perioade.

Experienta anilor trecuti a aratat ca pregatirea insuficienta poate duce la ratarea complete a oportunitatilor de vanzare.

In primul rand traficul pe website creste simtitor si este vital ca gazduirea sa fie de calitate pentru a inlatura riscul ca site-ul sa pice complet (lucru care s-a intamplat multor comercianti in trecut); sistemul online de procesare a comenzilor trebuie sa faca fata volumului care poate fi multiplicat si de zeci de ori fata de o perioada obisnuita a anului.

Fie ca se pot prelua comenzile si telefonic, fie ca numerele de telefon sunt disponibile doar pentru informatii, este vital sa te asiguri ca si acesta poate face fata cu brio zilelor de foc. Sigur ca nu este viabil sa angajezi oameni doar pentru o saptamana si nici sa mai faci 2-3 abonamente de telefonie. Exista insa o solutie simpla si la indemana sa surprinzi clientii in mod placut, cu un profesionalism desavarsit si cu investitii minime: o centrala telefonica cloud.

Cum te poate ajuta centrala cloud in aceasta perioada:

– Este scalabila la cerere: numarul de interioare, numarul de apeluri simultane si orice alte resursese se pot suplimenta si pentru o perioada limitata, scalarea se poate face in cateva minute si te asiguri ca nu platesti resursele suplimentare decat pe perioada in care iti sunt necesare

– Coada de asteptare iti permite sa nu respingi nici un apel si mai mult chiar, daca nu reusesti sa preiei toate apelurile (unii clienti pot renunta sa astepte) ai disponibile numerele care te-au apelat si ii poti suna ulterior

– Poti inregistra toate apelurile, astfel incat incurcaturile de orice fel referitoare la comenzi sa poata fi clarificate si rezolvate in mod fericit pentru clienti

– Rapoartele detaliate iti pot furniza informatii valoroase referitoare la gradul de incarcare, la diferentele intre operatori referitoare la modul de interactiune cu clientii, intervalele orare mai aglomerate si multe altele

– Setat corect sistemul iti poate identifica chiar si ofertele sau reclamele care au trezit mai mult interes si cele la care ar trebui sa renunti, dovedindu-se astfel a fi un bun instrument de analiza marketing

– Apelurile repetitive pentru solicitarea acelorasi informatii pot fi trimise direct catre un mesaj inregistrat care sa furnizeze informatiile respective fara sa mai incarce resursa umana (de ex: apeluri referitoare la modalitatile de plata si/sau termenele de livrare); astfel sistemul telefonic poate fi un instrument de eficientizare a serviciului clienti

– Mesajele promotionale pe care le pot auzi toti apelantii fac cunoscute ofertele pe care doriti sa le impingeti in fata si asta se poate traduce in cresterea vanzarilor

Optivoice si Optihost va pot ajuta cu asigurarea infrastructurii optime pentru a face fata cu succes perioadelor incarcate, cum este cea de Black Friday.

Contacteaza-ne din timp ca sa fii pregatit pentru sarbatorile de iarna ce bat la usa sau trimite mai departe partenerilor care incearca sa imbunatateasca relatia cu clientii lor!

Daca vrei sa te lansezi in lumea afacerilor si cauti idei pe net pare ca cel mai la indemana lucru este sa iti pornesti o afacere online; gasesti informatii despre un domeniu in plin avant -comert electronic, gasesti articole gen „x sfaturi de care sa tii seama”si tot felul de „must-have”-uri pentru a-ti garanta succesul. Sa fie chiar asa?

Adevarul este ca 95% din afaceri esueaza, iar afacerile online nu fac exceptie de la aceasta statistica ce descurajeaza multi potentiali antreprenori. Motivele sunt multiple, unele externe care tin de situatia economica, de modificarile legislative, de impovararea si imprevizibilitatea fiscala, de miscarile concurentei, altele interne care tin de: caracterul antreprenorului, de pregatire, de viziune, de adaptabilitate.

Sigur ca asta nu invalideaza afirmatia potrivit careia deschiderea unei afaceri de comert electronic poate fi, comparativ cu multe alte tipuri de afaceri, mult mai accesibila din punct de vedere al investitiei initiale. Solutiile moderne pot sa diminueze considerabil atat suma de care trebuie sa dispui la inceput cat si eventualele pierderi daca nu iti iese din prima.

Inceperea afacerii in „Cloud” este solutia optima pentru start-up-uri; chiar si firmele de dimensiuni mari sau cele care au vechime in piata incep sa migreze in cloud, unde gasesc avantaje financiare si de suport, insa acestia trebuie sa amortizeze investitii deja realizate, atat in echipamente, cat si in oameni/departamente. Fiind la inceput de drum, decat sa blochezi bani in echipamente si softuri care aduc cu ele alte costuri pentru intretinere, reparatii, configurari si care se depreciaza moral foarte repede mai bine ii investesti in marketing si publicitate care iti aduce vanzari.

Ti-am pregatit o lista cu solutiile cloud pe care le poti adopta si plati apoi ca abonament lunar:

1. Gazduire website: in functie de volumul afacerii poti merge de la gazduire simpla la servere cloud VDS sau servere dedicate; gazduirea se face in centre de date care iti incorporeaza cele mai noi tehnologii, monitorizate 24/7, suport , backup. Optihost ofera astfel de servicii, plus: inregistrare domenii si certificate de securitate (SSL). Afla mai mult
2. Platforma de e-commerce (comert electronic): exista si solutii gratuite in piata, se pot si cumpara, insa exista si varianta de abonament lunar care include, de obicei, si suportul in operarea platformei.
3. Baza de gestiune a clientilor (CRM): unele platforme de e-commerce au deja integrate solutii de CRM
4. Sistem de planificare a resurselor (ERP) pentru gestiunea stocurilor, a salariilor, contabilitate, imobilizari, rapoarte si altele: poate include si CRM si poate fi oferit intr-o platforma de e-commerce
5. Procesator de plati, pentru ca este vital sa incorporezi, in siguranta, modalitatea de plata online.
6. Sistemul telefonic pentru gestionarea profesionista a comenzilor, suport telefonic (call-center), vanzari prin telefon (telesales). Optivoice va ofera solutii Hosted PBX performante si accesibile. Afla mai mult
   

Poti gasi solutii cloud fara perioada contractuala, astfel incat ele se pot adapta perfect volumului de afaceri in orice moment si pot creste odata cu tine; iar daca vreodata vrei sa renunti nu ramai pe cap cu investitii realizate si inutile, pentru care poate trebuie sa platesti inca rate la banca. Un atuu important al solutiilor cloud este si faptul ca suportul oferit este adesea 24/7 si oferit gratuit si ca pot fi testate inainte de a decide sa le folosesti.